W tekście umieszczono linki reklamowe naszego partnera.

Kwestię posiadania kasy fiskalnej w przedsiębiorstwie reguluje prawo, a konkretnie Ustawa o podatku od towarów i usług. Zgodnie z jej zapisami przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym muszą prowadzić rejestr sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Dzięki temu możliwe jest zapewnienie transparentności i kontrolowania przepływu pieniędzy w transakcjach handlowych, a także umożliwienie organom podatkowym monitorowanie przychodów przedsiębiorców w celu pobierania odpowiednich podatków.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej spoczywa przede wszystkim na przedsiębiorcach, którzy sprzedają towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania. Wówczas niezależnie od uzyskanego obrotu muszą oni posiadać tę maszynę. Towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej to między innymi:

• gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe, perfumy i wody toaletowe;
• usługi: przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, doradztwa podatkowego, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.

Kiedy przedsiębiorca nie musi mieć kasy fiskalnej?

Prawo przewiduje również pewne wyjątki od obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Są z niego zwolnieni przedsiębiorcy, którzy spełniają jeden z poniższych warunków:

• są wyłączeni z podatku od towarów i usług (VAT), na przykład ze względu na niski obrót;
• prowadzą przedsiębiorstwo, które w poprzednim roku finansowym uzyskało obrót w wysokości poniżej 20 000 zł;
• prowadzą sprzedaż online i nie obsługują bezpośrednio klientów w fizycznym punkcie sprzedaży;
• dostarczają towary lub usługi wyłącznie na rzecz innych przedsiębiorców (B2B) i nie obsługują klientów indywidualnych.

W określonych sytuacjach przedsiębiorcy mogą także skorzystać z kas fiskalnych w formie mobilnej lub elektronicznej – na przykład podczas targów lub imprez plenerowych. Zwolnienia oraz rozszerzone ulgi dotyczą także pewnych grup przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania.

Ile kosztuje kasa fiskalna z terminalem?

Widełki cenowe kas fiskalnych są dosyć szerokie, ponieważ maszyny różnią się od siebie modelami i funkcjami. Najtańsze kasy to wydatek około 1300 zł, droższe kosztują już około 2000 zł. Warto dodać, że wiele tańszych urządzeń można doposażyć w dodatkowe funkcje, przez co ich cena wzrasta. Najdroższe modele z terminalem kosztują około 2500 zł.

Wybierając kasę fiskalną, przedsiębiorca musi pamiętać, że czekają go również koszty jej eksploatowania. Należy zacząć od zaprogramowania urządzenia, co kosztuje zwykle kilkaset złotych, a następnie dokonywać jego przeglądów po określonym przez producenta okresie użytkowania, co pochłonie kolejne kilkaset złotych co rok lub dwa, w zależności od rodzaju kasy i oferty serwisu. Warto także mieć w pamięci, że kasa fiskalna może się zepsuć. Interwencja specjalisty w przypadku awarii wygeneruje dodatkowe koszty.

Czy warto kupić używaną kasę fiskalną?

Aby zminimalizować koszty przy rozpoczęciu własnej działalności, przedsiębiorca może rozważać zakup używanej kasy fiskalnej. Jest to legalne, jednak z ekonomicznego punktu widzenia nieopłacalne. Zaoszczędzone na nowym modelu pieniądze trzeba bowiem przeznaczyć na wyczyszczenie pamięci fiskalnej i przeprogramowanie urządzenia. Co więcej, używana kasa fiskalna może być już częściowo zużyta, a nawet mieć pewne uszkodzenia, konieczna będzie zatem wymiana części lub częsty serwis, a to także generuje koszty. Warto wziąć to pod uwagę i skalkulować, czy drobna oszczędność przy zakupie urządzenia z drugiej ręki faktycznie się opłaca.

Jaką kasę fiskalną wybrać?

Wybór modelu kasy fiskalnej, podobnie jak w przypadku wielu innych urządzeń do domu lub firmy, zależy od wielu czynników. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy wybrany przez nas model spełnia obowiązujące obecnie wymagania prawne, dotyczące kas fiskalnych. Najlepiej, by maszyna pochodziła ze sprawdzonego sklepu, który gwarantuje także serwis, wsparcie techniczne i aktualizacje oprogramowania w trakcie użytkowania — nie jest to konieczne, ale znacznie ułatwia pracę przedsiębiorcy.

Kluczowe są funkcje, które oferuje dana kasa fiskalna. Należy dokładnie się z nimi zapoznać i zastanowić, jakie są najważniejsze dla konkretnego przedsiębiorstwa, działającego w określonej branży. Kasa fiskalna to bowiem nie tylko rejestrowanie transakcji i drukowanie paragonów, ale także: obsługa różnych form płatności (karta płatnicza, gotówka, kody QR, płatność telefonem), czytnik kodów kreskowych, możliwość wprowadzania ręcznego, wielowalutowość, zarządzanie zapasami, generowanie raportów finansowych, integracja z systemem księgowym czy mobilność. W zależności od firmy maszyna będzie spełniać różne funkcje, warto zatem wybrać ją rozważnie.

Kasa fiskalna do sklepu internetowego

Od wielu lat sektor sprzedaży internetowej dynamicznie się rozwijał, ale okres pandemii doprowadził do prawdziwej rewolucji w e-commerce i dziś wiele firm funkcjonuje tylko w przestrzeni online. Część z nich jest zwolniona z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jednak większe przedsiębiorstwa muszą ją mieć. Wybierając to urządzenie do sklepu internetowego, należy kierować się tymi samymi kryteriami, co w przypadku usług tradycyjnych, czyli wziąć pod uwagę źródło zakupu, ewentualny serwis i wsparcie użytkownika oraz funkcje kasy. Przedsiębiorca internetowy musi jednak szczególnie skupić się na tym, czy dane urządzenie można skonfigurować z jego witryną i sklepem internetowym. Niekompatybilne z platformą e-commerce urządzenie wygeneruje tylko dodatkowy wysiłek, ponieważ trzeba będzie samodzielnie wprowadzać dane o sprzedaży.